Datenschutz

Was ist die Datenschutz-Grundverordnung?

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) regelt den Schutz personenbezogener Daten in der EU seit dem 25. Mai 2018. Sie gibt Menschen mehr Kontrolle über ihre Daten und verpflichtet Unternehmen zur rechtmäßigen Verarbeitung, etwa durch Einwilligung oder Vertragserfüllung. Datenschutzmaßnahmen wie Transparenz, Sicherheit und Rechenschaftspflicht sind essenziell. Betroffene haben unter anderem Rechte auf Auskunft, Löschung und Datenübertragbarkeit.

Ein Datenschutzbeauftragter (DSB) überwacht und berät Unternehmen zur Einhaltung der DSGVO, schützt personenbezogene Daten und minimiert rechtliche Risiken. Er kann intern oder extern bestellt werden.

Was passiert wenn ich gegen die Datenschutz-Grundverordnung verstoße?

Falls Ihr Unternehmen gegen die DSGVO verstößt, indem beispielsweise kein Datenschutzbeauftragter benennt wurde, obwohl einer benötigt wird, drohen:

  • Bußgelder von der Datenschutzbehörde von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des Jahresumsatzes
  • Reputationsverlust und Vertrauensschaden
  • Rechtliche Konsequenzen und Betriebsstörungen

Ein fehlender Datenschutzbeauftragter kann schnell zu rechtlichen und finanziellen Problemen führen.

Wann wird ein Datenschutzbeauftragter benötigt?

Nach der DSGVO und dem BDSG sind Unternehmen und Organisationen zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet, wenn:

  • Sie mindestens 20 Personen regelmäßig mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigen (§ 38 BDSG).
  • Die Datenverarbeitung den Kern Ihrer Geschäftstätigkeit bildet, z. B. bei Unternehmen im Bereich IT, Marketing, Gesundheitswesen oder Finanzdienstleistungen (Art. 37 DSGVO).
  • Sie besonders sensible Daten verarbeiten (z. B. Gesundheitsdaten, ethnische Herkunft, politische Meinungen).
  • Sie eine umfangreiche und systematische Überwachung von Personen durchführen, z. B. durch Tracking oder Profiling.

Was ist ein externer Datenschutzbeauftragter?

Ein externer Datenschutzbeauftragter ist ein erfahrener Experte, der von Ihrem Unternehmen beauftragt wird, um sicherzustellen, dass Sie alle Anforderungen der DSGVO einhalten. Er überwacht und berät Ihr Unternehmen in allen Angelegenheiten des Datenschutzes, ohne dass Sie die Kosten und den Aufwand für die Einstellung eines internen Mitarbeiters tragen müssen.

Unser Team von zertifizierten Datenschutzexperten bietet maßgeschneiderte Lösungen für kleine und mittelständische Unternehmen, die Unterstützung bei der Einhaltung der DSGVO benötigen. Wir übernehmen alle gesetzlichen Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten, wie sie in der DSGVO beschrieben sind, und bieten zusätzliche Beratungsdienste, um Ihre Datenschutzpraktiken zu verbessern.

Warum sollte ich einen externen Datenschutzbeauftragten nehmen und nicht jemand internen benennen?

Für die Beauftragung eines exteren Datenschutzbeauftragten sprechen viele Gründe:

Interner DSB

  • Zusätzliche Personalkosten (Gehalt, Sozialabgaben, Fortbildungen)
  • Muss intern aufgebaut und regelmäßig geschult werden
  • Kann Interessenkonflikte haben, z. B. als IT- oder HR-Leiter
  • Unternehmen haftet für Fehler des internen DSB
  • Muss seine Datenschutzaufgaben neben anderen Aufgaben erledigen
  • Eingeschränkte Sichtweise, da nur das eigene Unternehmen betreut wird
  • Kann im Unternehmen gebunden sein und verzögert reagieren
  • Möglicherweise gering, da Kollegen ungern von internen Kontrolleuren überwacht werden

Externer DSB

  • Planbare monatliche Kosten, keine Zusatzkosten für Schulungen
  • Spezialisiert auf Datenschutz mit umfangreicher Erfahrung in verschiedenen Branchen
  • Objektiv und unabhängig, keine innerbetrieblichen Abhängigkeiten
  • Externer DSB haftet für Beratungsfehler
  • Voller Fokus auf Datenschutz, jederzeit erreichbar
  • Branchenübergreifendes Wissen und flexible Anpassung an neue Herausforderungen
  • Schnelle Bearbeitung von Anfragen, oft mit Notfall-Support
  • Wird als neutraler Experte wahrgenommen und eher akzeptiert

Aufgaben unseres externen Datenschutzbeauftragten

Unser externer Datenschutzbeauftragter stellt sicher, dass Ihr Unternehmen alle datenschutzrechtlichen Vorschriften erfüllt und ist Ihr Ansprechpartner für alle datenschutzrelevanten Fragen. Zu den wesentlichen Aufgaben gehören:

  • Überwachung der DSGVO-Compliance
    Wir stellen sicher, dass Ihre Datenschutzrichtlinien und -verfahren den Anforderungen der DSGVO entsprechen und regelmäßig aktualisiert werden.
  • Datenschutz-Schulungen
    Unser DSB schult Ihre Mitarbeiter in den relevanten Datenschutzvorschriften und stellt sicher, dass sie über das notwendige Wissen verfügen, um datenschutzkonform zu arbeiten.
  • Risikobewertung und Datenschutz-Folgenabschätzung (DPIA)
    Wir führen regelmäßige Risikobewertungen durch und helfen Ihnen, potenzielle Datenschutzrisiken zu erkennen und zu mindern. Bei Bedarf unterstützen wir Sie bei der Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen für neue oder bestehende Datenverarbeitungsaktivitäten.
  • Anlaufstelle für Betroffene und Behörden
    Unser externer DSB agiert als Kontaktstelle für Datenschutzanfragen von betroffenen Personen und Aufsichtsbehörden. Wir helfen Ihnen, auf Anfragen bezüglich der Datenspeicherung, -verarbeitung und -löschung zu reagieren.
  • Dokumentation und Berichterstattung
    Wir führen die erforderliche Dokumentation und Berichterstattung durch, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Pflichten im Hinblick auf Rechenschaftspflicht und Transparenz gegenüber den Aufsichtsbehörden erfüllen.
  • Unterstützung bei Datenpannen
    Im Falle einer Datenschutzverletzung helfen wir Ihnen, die notwendigen Schritte zur Schadensbegrenzung und zur Meldung des Vorfalls an die zuständigen Behörden zu ergreifen.

Beispielhafte Szenarien

  • Einzelhandelsunternehmen mit Kundendaten
    Ein mittelständisches Einzelhandelsunternehmen verarbeitete eine große Menge an Kundendaten, war jedoch unsicher, ob seine Prozesse DSGVO-konform waren. Unser externer DSB führte eine umfassende Prüfung durch, identifizierte Schwachstellen und half dem Unternehmen, die notwendigen Schritte zu unternehmen, um konform zu bleiben und Bußgelder zu vermeiden.
  • Softwareentwickler mit sensiblen Daten
    Ein IT-Unternehmen, das Software für das Gesundheitswesen entwickelt, musste sicherstellen, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten besonders geschützt wird. Unser DSB half bei der Entwicklung datenschutzkonformer Prozesse und schulte die Mitarbeiter im Umgang mit sensiblen Daten.
  • KMU ohne interne Datenschutzressourcen
    Ein kleines Unternehmen ohne eigene Datenschutzabteilung stellte uns als externen Datenschutzbeauftragten ein. Wir überwachten die Einhaltung der DSGVO, führten regelmäßige Audits durch und standen als Ansprechpartner für alle datenschutzrelevanten Fragen zur Verfügung.

Unsere gemeinsamen Schritte zu Ihrer DSGVO-Compliance

  1. Erstgespräch & Bedarfsanalyse
  • Vorstellung des Unternehmens und der Rolle des externen DSB
  • Verständnis für die Branche, Unternehmensstruktur und bestehende Datenschutzmaßnahmen
  • Erfassung des aktuellen Stands zur DSGVO-Compliance
  1. Vertragliche Regelungen & Bestellung des DSB
  • Abschluss eines Vertrags zur Benennung als externer Datenschutzbeauftragter
  • Offizielle Meldung der Bestellung an die Datenschutzbehörde (falls erforderlich)
  • Aufnahme in das Impressum und die Datenschutzerklärung der Website
  1. Datenschutz-Gap-Analyse & Erstbewertung
  • Erfassung bestehender Datenschutzrichtlinien, TOMs (technische und organisatorische Maßnahmen) und Verarbeitungsverzeichnisse
  • Prüfung auf Lücken im Datenschutzmanagementsystem
  • Identifikation sensibler Datenverarbeitungen und möglicher Risiken
  • Erstellung eines Maßnahmenplans zur Schließung von Compliance-Lücken
  1. Datenschutz-Dokumentation & Prozesse etablieren
  • Erstellung oder Überarbeitung des Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten (VVT)
  • Entwicklung oder Anpassung der Datenschutzrichtlinien und -konzepte
  • Prüfung und ggf. Anpassung der Datenschutzerklärung und Cookie-Richtlinien
  • Implementierung oder Optimierung von Betroffenenanfragen- und Meldeprozessen
  • Erstellung von Musterverträgen für Auftragsverarbeitung (AVV)
  • Beratung zu Löschkonzepten und Datenminimierung
  1. Datenschutz-Folgenabschätzung (DPIA), falls erforderlich
  • Identifikation risikobehafteter Verarbeitungstätigkeiten
  • Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung gemäß Art. 35 DSGVO
  • Abstimmung mit der Aufsichtsbehörde bei hohen Risiken
  1. Schulungen & Sensibilisierung der Mitarbeitenden
  • Ersteinweisung für Führungskräfte und Datenschutzkoordinatoren
  • Regelmäßige Datenschutz-Schulungen für Mitarbeitende (E-Learning, Online oder Präsenz)
  • Erstellung von Schulungsmaterialien und Checklisten
  • Awareness-Kampagnen zur Sensibilisierung (z. B. Phishing-Tests, Datenschutz-Leitfäden)
  1. Datenschutz in der IT & Sicherheitstechnische Maßnahmen
  • Unterstützung bei der Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO
  • Beratung zur Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Protokollierung
  • Bewertung und Optimierung des Berechtigungskonzepts
  • Beratung zur Nutzung von Cloud-Diensten unter Berücksichtigung der DSGVO
  • Unterstützung bei Sicherheitsvorfällen (z. B. Data Breaches)
  1. Kontinuierliche Überprüfung & Datenschutz-Audits
  • Jährliche Datenschutz-Checks zur Einhaltung der DSGVO
  • Regelmäßige Audits und Prüfungen von Datenschutzprozessen
  • Unterstützung bei Audits durch Behörden oder Kunden
  • Laufende Anpassung von Datenschutzrichtlinien an gesetzliche Änderungen
  1. Unterstützung bei Datenschutzverletzungen & Meldepflichten
  • Etablierung eines Prozesses zur Erkennung und Meldung von Datenschutzvorfällen
  • Unterstützung bei der Meldung von Datenschutzverstößen an die Aufsichtsbehörden
  • Kommunikation mit Betroffenen gemäß Art. 34 DSGVO
  • Präventive Maßnahmen zur Reduzierung von Risiken
  1. Laufende Beratung & Betreuung
  • Regelmäßige Sprechstunden für Datenschutzfragen
  • Ansprechpartner für Mitarbeitende und Geschäftsleitung
  • Unterstützung bei der Einführung neuer datenverarbeitender Systeme
  • Prüfung und Bewertung von Drittanbieter-Verträgen und Datenschutzklauseln

Wie hoch sind die Kosten?

Die Kosten für einen externen Datenschutzbeauftragten setzen sich aus einer Grundgebühr und optionalen Zusatzleistungen zusammen:

  • Grundgebühr: 350€ pro Monat

    • Beinhaltet die Stellung des Datenschutzbeauftragten
    • Eine Beratungsstunde pro Monat inklusive

  • Zusätzliche Leistungen: 150€ pro Stunde
    Falls weiterer Beratungs- oder Unterstützungsbedarf besteht, bieten wir umfassende Datenschutz-Dienstleistungen an, darunter:

  • Datenschutz-Gap-Analyse & Erstbewertung
  • Datenschutz-Dokumentation & Prozesse etablieren
  • Datenschutz-Folgenabschätzung (DPIA)
  • Mitarbeiterschulungen & Sensibilisierung
  • IT-Sicherheit & technische Datenschutzmaßnahmen
  • Regelmäßige Audits & Datenschutz-Checks
  • Unterstützung bei Datenschutzverletzungen
  • Laufende Beratung & Betreuung

Die Abrechnung erfolgt flexibel nach Bedarf – so haben Sie volle Kostenkontrolle und erhalten genau die Datenschutzleistungen, die Ihr Unternehmen benötigt.

Sichern Sie Ihre DSGVO-Compliance mit 0xda7a

Die DSGVO-Vorschriften können komplex und überwältigend sein, aber mit einem externen Datenschutzbeauftragten von 0xda7a sind Sie bestens gerüstet, um die Anforderungen zu erfüllen und datenschutzrechtliche Risiken zu minimieren. Kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr über unsere Dienstleistungen zu erfahren und einen Beratungstermin zu vereinbaren.

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